Le dédoublement d’informations

S’il y a une chose dont je me suis rendu compte en enseignement, c’est le dédoublement d’informations à noter. Malheureusement, plusieurs informations sont prises de façons manuelles ou avec des systèmes rigides, il n’est pas possible d’automatiser cette façon de faire. De plus, prendre une note à la main, personnellement, je trouve ça long et assez inefficace.

Par exemple, où j’enseigne il y a plusieurs systèmes d’information:

  • Un pour l’administration/la direction (Système informatique officiel)
  • Un pour le tuteur de classe (Cahier de suivi de groupe)
  • Un pour l’enseignant (Au bon vouloir de l’enseignant)
  • Un pour les élèves (Leur carnet scolaire)

Les informations pertinentes à noter sont:

  • Les absences
  • Les manquements de comportements
  • Les travaux à venir

Prenons le cas des absences. Au début de la période, je me dois de noter les absents dans la plateforme informatique de mon école. Fair enough. Il y a de la logique opérationnelle qui se met en oeuvre dès que c’est fait (Envoi d’un courriel aux parents, information disponible pour tous, etc. etc.) Je m’attends à faire cela.

Par contre, ce n’est pas tout, il faut par la suite que je recopie l’information inscrite dans le système dans le cahier de suivi de groupe. Il faut que je le fasse à la période de même puisque c’est un cahier physique partagé par plusieurs enseignants…

Par la suite, je désire avoir un portrait de l’assiduité de mes étudiants (du moins, j’aspirais à avoir un tel tableau de ce genre en début d’année…!) On pourrait croire que je pourrais sortir un tableau croisé de l’assiduité de tous les élèves d’un groupe du système informatique de l’école? Et bien non! Je peux faire une recherche, mais seulement selon l’étudiant…! Pas facile d’avoir un portrait global…

Alors, au début de l’année, je notais manuellement en plus des deux inscriptions précédentes les absences dans un tableau de suivi de groupe personnel.

Une fois que les trois inscriptions sont faites, il arrive souvent des élèves en retard. Alors là, il faut corriger les trois inscriptions…!

Cela semble bien banal et simple, mais c’est du temps inutile de perdu et c’est le genre de choses qui cassent le rythme de début de cours. Cela dépend des groupes, mais plus longtemps est la pause où l’enseignant ne pilote pas le cours, plus tu présentes une opportunité à tes élèves d’être déconcentrés et il peut être difficile de partir le cours. Surtout quand tes réflexes de prof ne sont pas développés au début…

Une chose similaire peut arriver pour les écarts de comportement.

En théorie, nous pourrions tout mettre dans le système informatique de l’école par ce qu’on appelle les Mémos. Par contre, la prise de notes est parfois ardue pour des manquements qui sont plutôt banals (Manque de matériel par exemple). On voit une divergence entre la sévérité des billets. Souvent les enseignants notent beaucoup pour favoriser le partage d’information, mais on finit par se rendre à l’évidence qu’il en coûte beaucoup de temps pour pas grand-chose. On finit par réserver ce système que pour les manquements les plus sévères et l’utilisation est inégale entre enseignants.

Les manquements peu sévères (Oubli de matériel, utilisation du cell, etc.) se retrouvent dans le cahier de suivi de groupe. Assez rapide à noter, on écrit une lettre dans un tableau face à l’étudiant pour une date…

De plus, il faut aussi, en théorie, le noter dans son carnet scolaire puisqu’à chaque série de manquements, il faut qu’un enseignant donne une conséquence… Règle qui est appliquée de façon assez inégale

Par contre, pour retrouver l’information, bonne chance. On parle encore d’un cahier de suivi papier qui est physiquement avec le groupe… On ne peut faire de rapports ou avoir accès à l’information si on n’est pas avec le groupe à moins de recopier l’info dans un cahier de suivi pour l’enseignant…

Bref, problèmes qui semblent banals et qui ne dérangent peut-être que moi.. Peut-être j’ai eu des traumatisme avec le dédoublement d’informations par fichiers Excel (Excel Hell) lorsque je travaillais en finance que j’accroche à ce genre d’imperfections… Ou bien je suis vraiment sévère sur les outils que je dois utiliser. Ou un peu de tout ça…

Dans tout ça, ce qui me chicote c’est quand vient le temps de noter les observations pour moi-même, je ne trouve pas le temps. Selon moi, noter un manquement devrait être l’affaire d’un clic sur un ordinateur, mais ce n’est pas le cas.

Par exemple, pour un oubli de matériel ou devoir non fait: il faudrait techniquement que:

  • Je fasse un mémo dans le système informatique et que je doive faire un commentaire de quelques mots.
  • Ensuite, je l’écrive dans le cahier de suivi de groupe
  • Ensuite, que je note le manquement avec la date dans le carnet scolaire de l’élève.
  • (Dans mon monde idéal je le noterais aussi dans un cahier de suivi personnel)

Ça prend quoi? Quarante-cinq secondes tout ça. Tu multiplies par une 5-10 manquements par cours et tout ce que tu as fait, c’est noté de l’information et perdu le contrôle de ta classe. Ça ne fait pas de sens tout ça.

Ce qui arrive c’est que rien n’est noté de façon systématique où il se doit. On favorise certains systèmes au détriment d’autres. Pour ma part, mon système personnel a pris le champ assez vite…

There has to be a better way…

J’ai cherché sur le web un système de gestion convivial où je peux faire des observations avec peu de clics et de façon rapide. Je n’ai rien trouvé d’intéressant. Il y avait peut-être de grosses suites qui sont vendues aux écoles, mais rien n’était destiné aux enseignants.

J’essayais d’éviter le réflexe de développeur de tout vouloir créer à partir de rien, mais je n’ai pas le choix on dirait! Rien n’est satisfaisant…

J’ai donc finalement décidé de créer mon propre logiciel. C’est un grand coût d’investissement en temps, mais je crois que puisqu’il me reste potentiellement 20-25 ans à enseigner, je pourrais rentabiliser cet investissement.. Je crois que ça peut valoir la peine.

En quelques (blocs d’) heures, j’ai créé une première mouture intéressante. Il faut qu’elle passe le test de l’utilisation, mais ça augure bien…

Je crois que ça va être le sujet d’un prochain billet.

Le dédoublement d’informations

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